Ikvienas profesijas pārstāvjiem vismaz reizi gadā pienākas atvaļinājums, arī grāmatvežiem, bet ko darīt, ja uzņēmumā vai iestādē īsti nav cita cilvēka, kas varētu aizstāt šo darbinieku? Un ja nu šajā laikā ir nepieciešams nodot atskaites vai citus svarīgus dokumentus? Corsax.lv eksperti dalās ar dažiem noderīgiem ieteikumiem.
Nodalīt svarīgo no nebūtiskā
Viens no darbiem, ko vajadzētu veikt, ja grāmatvedis dodas atvaļinājumā (tas gan ir noderīgs arī ikdienišķā situācijā), ir grāmatvedības darbu pārskatīšana, sadalot prioritātes. Ir jānodala, kuri grāmatvedības procesi ir kritiski svarīgi, bez kuriem ikdienā nav iespējams iztikt nekādos apstākļos, bet kurus var izdarīt iepriekš vai atlikt paveikšanai pēc atvaļinājuma. Kritiski svarīgos darbus tad attiecīgi jāsadala kolēģiem, kuri tos ir gatavi īslaicīgi veikt.
Talkā nāk tehnoloģijas
Tuvojoties grāmatveža atvaļinājumam, iespējams, ir īstais brīdis pārskatīt, vai kādus no grāmatvedības procesiem nav iespējams automatizēt. Tas ļautu arī nākotnē grāmatveža ikdienas darbu padarīt vienkāršāku un efektīvāku, kā arī – nākotnē, visticamāk, bet maksimālas procesu automatizācijas neiztiks neviens uzņēmums. Daži no procesiem, ko uzņēmumos jau šobrīd daudzviet automatizē, ir, piemēram, rēķinu digitalizācijas sistēmas ieviešana, iekšējo dokumentu elektroniska aprite utt.
Ārpakalpojumu iespējas
Viens no mūsdienīgiem un ērtiem risinājumiem, kā izvairīties no izmisuma sajūtas brīžos, kad grāmatvedis dodas atvaļinājumā vai citu iemeslu dēļ nevar būt darbā, ir grāmatvedības pakalpojumu nodošana ārpakalpojumā. Tas ļaus ikdienā par grāmatvedību uzņēmuma iekšienē domāt iespējami maz, nebūs nepieciešams iekārtot darbavietu grāmatvedim un nevajadzēs satraukties par katru iesniedzamo atskaiti, kas, iespējams, sakrīt ar grāmatveža prombūtni. Ārpakalpojumā, kā liecina Corsax.lv grāmatvedības biroja ekspertu pieredze, iespējams nodot gan visus uzņēmuma vai iestādes grāmatvedības darbus, gan nodalīt kādus konkrētus vai uz noteiktu laiku.
Noderīgi ikvienam
Patiesībā par šo tēmu vajadzētu domāt ne tikai brīdī, kad grāmatvedis dodas atvaļinājumā. Par darbinieku aizvietošanu ikvienā uzņēmumā ir jāpadomā jau laikus, jo nekad nav iespējams prognozēt, kad kāds no darbiniekiem var saslimt vai kādu citu iemeslu dēļ nevar ierasties darbā. Corsax.lv iesaka vienmēr turēt prātā plānu B, lai viena vai pāris cilvēku prombūtne neaptur uzņēmuma ikdienas darbus.